How to File Depreciation in Accounts and Check Messages on GST Portal (Step-by-Step Guide 2025)
परिचय
हर बिज़नेस के लिए Depreciation (मूल्यह्रास) एक ज़रूरी अकाउंटिंग और टैक्स से जुड़ी प्रक्रिया है।
सही तरीके से depreciation की गणना और GST Portal पर communication को manage करना compliance और tax saving दोनों के लिए बेहद महत्वपूर्ण है।
इस ब्लॉग में आप सीखेंगे:
1. अकाउंट्स में Depreciation कैसे दर्ज करें
2. Income Tax Return में Depreciation को कैसे दिखाएं
3. GST Portal पर Login करके Messages / Notices कैसे देखें
4. Real Examples और FAQs (2025 के लिए अपडेटेड)
भाग A — Depreciation क्या होता है और क्यों ज़रूरी है?
Depreciation किसी
fixed asset (जैसे मशीनरी, बिल्डिंग, कंप्यूटर आदि) की
क़ीमत में समय के साथ कमी को दर्शाता है।
यह कमी usage, wear and tear या obsolescence के कारण होती है।
📘 फायदे:
- Balance Sheet में Asset की realistic value दिखाता है
- Profit & Loss में खर्च को सही साल में allocate करता है
- Tax computation में वैध deduction देता है (Income Tax Act, Section-32 के अंतर्गत)
🧮 Depreciation की Methods (2025 के अनुसार)
भारत में दो मुख्य तरीके चलते हैं:
| Method | विवरण |
|---|---|
| WDV (Written Down Value) | Tax के लिए मान्य तरीका — हर साल बचे हुए मूल्य पर depreciation लगता है |
| SLM (Straight Line Method) | Books/Accounting में अक्सर use होता है — हर साल समान राशि घटती |
Income Tax के हिसाब से WDV ही स्वीकार्य तरीका है।
📘 Reference:
Cleartax - Depreciation Section 32
📊 Depreciation Rates (FY 2024-25 / AY 2025-26)
| Asset Type | Rate |
|---|---|
| बिल्डिंग (Commercial) | 10% |
| Temporary Structure | 40% |
| Furniture & Fixtures | 10% |
| Plant & Machinery | 15% |
| Motor Car (non-hire) | 15% |
| Motor Bus/Lorry/Taxi (for hire) | 30% |
| Computers & Software | 40% |
| Intangible Assets (Trademark, Patent) | 25% |
📚 Reference: TaxAdda Guide on Depreciation Section-32
⚙️ Step-by-Step: Depreciation कैसे दर्ज करें (Books + ITR)
Step 1️⃣: Asset Register तैयार करें
हर fixed asset के लिए एक proper record रखें:
- Asset का नाम, invoice number
- Purchase date और “Put to use” date
- Cost (with GST, installation आदि)
- Depreciation rate
- Opening WDV, Additions, Disposals
Step 2️⃣: Method तय करें
Books में: SLM या WDV, company policy पर निर्भर
Tax में: WDV method अनिवार्य
Step 3️⃣: 180 Days Rule लागू करें
अगर asset 180 दिन से कम उपयोग हुआ है, तो उस साल का
depreciation 50% ही मिलेगा।
Step 4️⃣: Journal Entry
Dr. Depreciation Expense A/c XXXX
Cr. Accumulated Depreciation – Asset Name XXXX
Asset बेचने पर gain/loss के अनुसार adjustment करें।
Step 5️⃣: ITR Filing में Adjustment
1. Book Depreciation add back करें
2. Tax Depreciation (Sec-32) deduct करें
📘 Example:
Book Dep. ₹1,00,000, Tax Dep. ₹75,000
→ Net Adjustment = +₹25,000 (Taxable profit बढ़ेगा)
ITR में यह Schedule DOA / DEP और BP
में भरा जाता है।
🧰 Example — 5 साल का Depreciation Schedule
Asset: Machinery
Cost: ₹10,00,000
Purchase: 1 Oct 2024 (used < 180 days)
Rate: 15%
| वर्ष | Opening WDV | Depreciation | Closing WDV |
|---|---|---|---|
| 2024-25 | ₹10,00,000 | ₹75,000 | ₹9,25,000 |
| 2025-26 | ₹9,25,000 | ₹1,38,750 | ₹7,86,250 |
| 2026-27 | ₹7,86,250 | ₹1,17,938 | ₹6,68,312 |
| 2027-28 | ₹6,68,312 | ₹1,00,247 | ₹5,68,065 |
| 2028-29 | ₹5,68,065 | ₹85,210 | ₹4,82,855 |
 |
| How to File Depreciation in Accounts and Check Messages on GST Portal (Step-by-Step Guide 2025) |
🧾 भाग B — GST Portal पर Messages और Notices कैसे देखें
Step 1️⃣: Login करें
- साइट खोलें: https://www.gst.gov.in
- “Login” पर क्लिक करें
- GSTIN/UIN और Password डालें
- Captcha भरें → Login
First-time user: “First Time Login” option से OTP verify करके नया password
सेट करें।
Step 2️⃣: Dashboard Overview
Login के बाद दिखेगा:
- Return Statue
- Ledgers (Cash, Credit)
- Notices & Orders
- Messages
- User Services Menu
Step 3️⃣: Communication Between Taxpayers
Path:
Services → User Services → Communication Between Taxpayers
यहाँ मिलेगा:
- Inbox: Received Messages
- Outbox: Sent Messages
- Compose: नया Message भेजने का विकल्प
यह सुविधा GST में registered buyers/sellers के बीच official communication के
लिए है।
Step 4️⃣: Notices & Orders देखना
Path:
Dashboard → Services → User Services → View Notices and Orders
यहाँ से पिछले 12 महीनों के notices, demands, orders PDF में डाउनलोड किए जा
सकते हैं।
Step 5️⃣: Reply / Action
हर notice में due date होती है। समय से जवाब देना जरूरी है वरना penalty लग सकती
है।
Step 6️⃣: Security Tips
✅ हमेशा gst.gov.in ही open करें
🚫 OTP/Password/DSC किसी को भी न दें
⚠️ Email में आए suspicious links पर क्लिक न करें
⚠️ आम गलतियाँ (Common Mistakes)
| गलती | परिणाम |
|---|---|
| Land पर depreciation claim करना | Allow नहीं होता |
| 180 days rule भूलना | Excess claim disallow हो सकता है |
| Book vs Tax dep. adjust न करना | Profit गलत दिखेगा |
| GST component पर depreciation लेना | ITC नहीं मिलेगा |
| GST Portal Messages ignore करना | Notice penalty लग सकती है |
✅ Best Practices
हर asset के लिए “Put to use” proof रखें
Asset Register हर साल update करें
Depreciation calculation के लिए Excel या Accounting software इस्तेमाल करें
GST Portal महीने में कम से कम एक बार check करें
ITC और Depreciation दोनों को अलग-अलग track करें
❓ FAQs
Q1: क्या Land पर depreciation मिलता है?
👉 नहीं, Land depreciable asset नहीं है।
Q2: Asset 6 महीने से कम use हुआ तो क्या करें?
👉 उस साल आधे rate से depreciation मिलेगा।
Q3: GST component पर Depreciation और ITC दोनों ले सकते हैं?
👉 नहीं। अगर GST amount पर depreciation लिया है तो उस पर ITC claim नहीं कर
सकते।
Q4: GST Notice का जवाब कैसे दें?
👉 GST Portal → View Notices → Notice चुनें → “Reply” पर क्लिक करें → Response
upload करें।
Q5: Depreciation book और tax में अलग हो सकता है?
👉 हाँ, books में SLM या WDV कोई भी हो सकता है, पर tax के लिए WDV method
अनिवार्य है।
🏁 निष्कर्ष
2025 में Depreciation filing और GST Portal communication दोनों को संभालना अब
मुश्किल नहीं है।
बस Asset Register बनाए रखें, सही rates लगाएँ, ITR में adjustment करें, और GST Portal पर नियमित login करके Notices व Messages देखें।
इस तरह आप अपने tax compliance, audit records, और financial accuracy तीनों को
मजबूत बना सकते हैं।